Henkilörekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Inhouse Partners Oy
PL20 (Niittyläntie 5)
00621 HELSINKI
0201 870 200
Rekisterinpitäjän edustaja
Jere Salmelainen
0400 406 400
Tietosuojavastaava
Aleksi Korhonen
0400 9010 42
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen henkilöstön työsuhteiden, palkanmaksun ja niihin rinnastettavien toimenpiteiden mahdollistaminen.
Työntekijöiden palkanlaskenta ja -maksu voi myös olla ulkoistettu. Tällöin rekisteröidystä voidaan luovuttaa toimeksisaajalle ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia palkanlaskentaa ja -maksua koskevan toimeksiannon hoitamiseksi.
Käsittelyperuste on lakisääteinen velvoite.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
*Henkilön etu- ja sukunimi
*Henkilötunnus
*Postiosoite
*Sähköpostiosoite
*Puhelinnumero
*Pankkitili
*Myös työntekijän mahdollisen lähiomaisen nimi ja yhteystiedot voidaan tallettaa rekisteriin.
Vastaanottoryhmiin kuuluvat rekisterinpitäjän henkilöstö, sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin. Kumppaneiden yrityskohtaiset tietosuojaselosteet ovat saatavilla pyydettäessä.
Tietolähteet
Rekisterin tiedot tulevat rekisteröidyltä itseltään.
Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei se ole työsuhteen ylläpidon tai palkanmaksun kannalta välttämätöntä.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietojen säilytysajat
Henkilörekisterin tietoja säilytetään työsuhteen päättymisestä lukien seuraavat 10 vuotta.
Henkilötietojen säilytys
Työsopimuksia säilytetään lukitussa kaapissa, jonne vain arkistonhoitajalla on pääsy.
Kaikki muu rekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin työnjohtaminen, valvominen, palkanlaskenta tai muu työsuhteen liittyvän asian hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella, joka sijaitsee Suomessa.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä, sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin, eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys asiakaspalveluun.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä korjaa ilman aiheetonta viivytystä häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.
Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti asiakaspalveluun tai rekisterinpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9
00521 Helsinki
029 56 66700
www.tietosuoja.fi
Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Inhouse Partners Oy – konserni
(IHP Suomi Oy, IHP Tampere Oy, IHP Tampere Oy, IHP Oulu Oy, Max Siivouspalvelut OY)
PL20 (Niittyläntie 5)
00621 HELSINKI
0201 870 200
Rekisterinpitäjän edustaja
Jere Salmelainen
0400 406 400
Tietosuojavastaava
Aleksi Korhonen
0400 9010 42
Asiakastietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin käyttötarkoitus on organisaation asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely, sekä asiakassuhteen hoitaminen.
Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoitukseen ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilöstötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
Rekisterien tietoja voidaan käyttää organisaation omissa reksitereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Organisaatio saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.
Tietoja käsitellään ainoastaan rekisterinpitäjäorganisaation asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
Organisaatiolla on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tai sähköpostitse rekisterin ylläpitäjälle.
Käsittelyn oikeusperusteena on sopimus.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
*Henkilön etu- ja sukunimi
*Edustamansa yhteisö ja sen y-tunnus
*Postiosoite
*Sähköpostiosoite
*Puhelinnumero
*Tiedot ostetuista palveluista
Vastaanottoryhmiin kuuluvat rekisterinpitäjän henkilöstö, sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin. Kumppaneiden yrityskohtaiset tietosuojaselosteet ovat saatavilla pyydettäessä.
Tietolähteet
Rekisterin tiedot tulevat asiakkaalta itseltään.
Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka littyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen. Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta, evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.
Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan organisaation käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön velvoittaessa.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole organisaation tai sen yhteistyökumppanin teknisten toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja tietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisestä lukien seuraavat 10 vuotta.
Asiakastietojen säilytys
Asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukitussa ja paloturvallisessa kaapissa.
Kaikki muu asiakasrekisteriin liittyvä aineisto on vain sähköisessä muodossa ja tietoja käsitellään vain sähköisesti. Ainoastaan määrätyillä organisaation ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus.
Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään.
Ainoastaan määrätyillä henkilöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä, sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Omien tietojen tarkastusoikeus
Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on merkitty tai että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi pyytää omien tietojensa tarkastusta rekisterinpitäjältä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa tiedon käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tarkoitus on, että käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tiedon paikkansapitävyyden.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys asiakaspalveluun.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista.
Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.
Oikeus tietojen korjaamiseen
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisesti asiakaspalveluun tai rekisterinpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9
00521 Helsinki
029 56 66700
www.tietosuoja.fi